Datenschutzerklärung 1. Grundlagen Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung, des österreichischen Datenschutzgesetzes, des Telekommunikationsgesetzes sowie einschlägiger melderechtlicher, gewerberechtlicher und steuerrechtlicher Vorschriften. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir im Zusammenhang mit unserer Website, mit Anfragen, Buchungen, Aufenthalten und sonstigen Leistungen unseres Beherbergungsbetriebs verarbeiten. 2. Verantwortlicher W4 Hotel Group GmbH & Co KG Hauptplatz 25 3830 Waidhofen an der Thaya Österreich Firmenbuchnummer: FN 459816 a Firmengericht: Landesgericht Krems an der Donau UID-Nummer: ATU71407809 Geschäftsführung / vertretungsberechtigte Person: Klaudia Schuster Telefon: +43 720 53 12 90 E-Mail: rezeption@austria-best-hotels.at Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist die W4 Hotel Group GmbH & Co KG. 3. Welche Daten wir verarbeiten Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die Sie uns freiwillig mitteilen oder die im Rahmen der Nutzung unserer Website, einer Anfrage, Buchung, Registrierung oder eines Aufenthalts erforderlich sind. Dazu können insbesondere folgende Daten gehören: Name, Adresse und Kontaktdaten Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und Meldedaten Ausweis- und Gästeblattdaten Buchungs-, Reise- und Aufenthaltsdaten Zahlungs-, Rechnungs- und Vertragsdaten Kommunikationsdaten, etwa E-Mails, Kontaktformularnachrichten oder telefonische Anfragen technische Zugriffsdaten beim Besuch unserer Website, etwa IP-Adresse, Browserinformationen, Zeitpunkt des Zugriffs und Server-Logfiles Bilddaten, sofern Videoüberwachung in gekennzeichneten Bereichen eingesetzt wird 4. Zwecke der Datenverarbeitung Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten insbesondere zu folgenden Zwecken: Bearbeitung von Anfragen Durchführung von Reservierungen und Buchungen Erfüllung des Beherbergungsvertrages Gästebetreuung vor, während und nach dem Aufenthalt Zahlungsabwicklung und Rechnungslegung Erfüllung gesetzlicher Melde-, Aufbewahrungs- und Nachweispflichten Kommunikation mit Gästen, Interessenten und Geschäftspartnern Betrieb, Sicherheit, Wartung und Optimierung unserer Website Bereitstellung von Kontaktformular, Buchungsfunktion, Kartenfunktion und Schriftarten Schutz von Personen, Eigentum und Hausrecht durch Videoüberwachung in gekennzeichneten Bereichen Bearbeitung von Beschwerden, Gewährleistungsfällen oder Rechtsansprüchen 5. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt je nach Zweck auf Grundlage folgender Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, etwa bei Anfragen, Reservierungen, Buchungen und Aufenthalten. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, etwa Meldepflichten, steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten und Rechnungslegung. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen, etwa für den sicheren Betrieb der Website, IT-Sicherheit, Kommunikation, Direktkommunikation mit bestehenden Gästen, Dokumentation, Rechtsdurchsetzung sowie Schutz von Personen, Eigentum und Hausrecht. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO Verarbeitung aufgrund Ihrer Einwilligung, etwa bei nicht notwendigen Cookies oder einwilligungspflichtigen externen Diensten. 6. Website, Hosting und Server-Logfiles Unsere Website wird gehostet und technisch betreut durch: Future IT Systems Hosting & Maintenance GmbH Zwettler Straße 5 3550 Langenlois Österreich Firmenbuchnummer: FN 650277s Firmengericht: Landesgericht Krems an der Donau UID-Nummer: ATU81964457 Beim Besuch unserer Website werden durch den Hostingdienstleister technische Zugriffsdaten verarbeitet. Dazu können insbesondere folgende Daten gehören: IP-Adresse Datum und Uhrzeit des Zugriffs aufgerufene Seiten und Dateien übertragene Datenmenge Browsertyp und Browserversion Betriebssystem Referrer-URL Hostname des zugreifenden Rechners Diese Daten werden verarbeitet, um die Website technisch bereitzustellen, den stabilen und sicheren Betrieb zu gewährleisten, technische Fehler zu erkennen und Angriffe oder Missbrauch abzuwehren. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Future IT Systems Hosting & Maintenance GmbH wird als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO eingesetzt. Mit dem Dienstleister besteht, soweit gesetzlich erforderlich, ein entsprechender Vertrag zur Auftragsverarbeitung. 7. Kontaktformular und Kontaktaufnahme Wenn Sie über unser Kontaktformular, per E-Mail oder telefonisch mit uns Kontakt aufnehmen, verarbeiten wir die von Ihnen bekannt gegebenen Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und für Anschlussfragen. Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden: Name E-Mail-Adresse Telefonnummer Inhalt Ihrer Nachricht Zeitpunkt der Anfrage technische Daten im Zusammenhang mit der Übermittlung Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Bearbeitung Ihrer Anfrage gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an effizienter Kommunikation gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter, sofern keine gesetzliche Verpflichtung, vertragliche Erforderlichkeit oder ein berechtigtes Interesse besteht. 8. Buchungen und Buchungsmaschine DIRS21 One Für Online-Buchungen verwenden wir die Buchungsmaschine DIRS21 One. Über diese Buchungsfunktion können Sie Verfügbarkeiten prüfen, Angebote auswählen und Reservierungen durchführen. DIRS21 beschreibt DIRS21 One als zentrales Buchungsmodul für Direktbuchungen über Hotel-Websites. Bei Nutzung der Buchungsmaschine können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden: Name und Kontaktdaten Buchungs- und Aufenthaltsdaten Zimmer- und Angebotsauswahl Zahlungs- und Rechnungsdaten Kommunikationsdaten technische Zugriffsdaten Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Erfüllung des Beherbergungsvertrages gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit DIRS21 personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage eines bestehenden Auftragsverarbeitungsvertrages gemäß Art. 28 DSGVO. 9. Buchungen und Aufenthalte im Hotel Im Rahmen von Buchungen und Aufenthalten verarbeiten wir jene personenbezogenen Daten, die für Reservierung, Vertragserfüllung, Gästebetreuung, Zahlungsabwicklung und gesetzliche Pflichten erforderlich sind. Dazu gehören insbesondere Stammdaten, Kontaktdaten, Aufenthaltsdaten, Zahlungsdaten, Rechnungsdaten und gesetzlich erforderliche Meldedaten. Sofern Buchungen über externe Buchungsplattformen, Reservierungssysteme oder Reisevermittler erfolgen, erhalten wir jene Daten, die zur Abwicklung der Buchung erforderlich sind. 10. Gästeblatt und gesetzliche Meldepflichten Als Beherbergungsbetrieb sind wir verpflichtet, bestimmte Gästedaten zu erfassen und nach den geltenden gesetzlichen Vorschriften zu verarbeiten. Dies betrifft insbesondere Daten, die im Gästeblatt oder in elektronischen Meldesystemen verarbeitet werden. Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. 11. Zahlungsabwicklung und Rechnungslegung Zur Abwicklung von Zahlungen, Anzahlungen, Rechnungen und buchhalterischen Vorgängen verarbeiten wir Zahlungs-, Rechnungs- und Vertragsdaten. Empfänger dieser Daten können insbesondere Banken, Zahlungsdienstleister, Steuerberater, Buchhaltungsdienstleister und Behörden sein, soweit dies für die Abwicklung oder aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist. 12. Google Maps Auf unserer Website ist Google Maps eingebunden, um Ihnen die Lage unseres Betriebs und die Anfahrtsplanung komfortabel anzeigen zu können. Google Maps kann auf unserer Website auch ohne vorherige Zustimmung über den Cookie-Banner verwendet werden. Beim Aufruf einer Seite mit eingebundener Google-Maps-Funktion kann daher eine Verbindung zu Servern von Google hergestellt werden. Dabei können personenbezogene Daten, insbesondere Ihre IP-Adresse, Standortdaten, eingegebene Suchbegriffe, Nutzungsdaten sowie technische Informationen wie Browserdaten, Betriebssystem, Referrer-URL und Zeitpunkt des Zugriffs, an Google übermittelt und von Google verarbeitet werden. Google informiert in seiner Datenschutzerklärung über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Nutzung der Google-Dienste. Die Einbindung von Google Maps erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Ihnen eine nutzerfreundliche Darstellung unseres Standorts und eine einfache Anfahrtsplanung bereitzustellen. Sofern Google im Rahmen der Nutzung von Google Maps Cookies setzt oder auf bereits gesetzte Cookies zugreift, kann dafür zusätzlich Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO erforderlich sein. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Google finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google. 13. Google Fonts Auf unserer Website werden Google Fonts extern eingebunden, um Schriftarten einheitlich und ansprechend darzustellen. Beim Laden der Schriftarten wird eine Verbindung zu Servern von Google hergestellt. Dabei können insbesondere technische Daten wie Ihre IP-Adresse, Browserinformationen, Betriebssystem, Referrer-URL sowie Zeitpunkt des Seitenaufrufs an Google übermittelt und von Google verarbeitet werden. Google gibt an, dass die Google Fonts API nicht authentifiziert genutzt wird und keine Cookies setzt. Anfragen an die Google Fonts Web API werden an ressourcenspezifische Domains wie fonts.googleapis.com oder fonts.gstatic.com gesendet. Die externe Einbindung von Google Fonts erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, sofern diese über den Cookie-Banner eingeholt wird. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen oder ändern. Falls Google Fonts ohne vorherige Einwilligung geladen werden, erfolgt die Einbindung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an einer einheitlichen und technisch zuverlässigen Darstellung unserer Website. 14. Cookies und Cookie-Banner Unsere Website verwendet Cookies und ähnliche Technologien. Technisch notwendige Cookies dienen dem Betrieb der Website und können ohne Einwilligung gesetzt werden, soweit sie für die Bereitstellung der Website erforderlich sind. Nicht notwendige Cookies und externe Dienste, insbesondere extern eingebundene Google Fonts sowie einwilligungspflichtige Funktionen von Google Maps, werden nur auf Grundlage Ihrer Einwilligung verwendet, soweit hierfür eine Einwilligung erforderlich ist. Beim ersten Besuch unserer Website können Sie über den Cookie-Banner auswählen, welchen Diensten Sie zustimmen möchten. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen oder ändern. Auf unserer Website werden nach aktuellem Stand keine Tracking-Dienste wie Google Analytics, Matomo oder vergleichbare Tracking-Systeme eingesetzt. 15. Kein Newsletter Wir bieten derzeit keinen Newsletter-Versand an. Eine Verarbeitung personenbezogener Daten zu Newsletter-Zwecken findet daher nicht statt. 16. Kein Webtracking Wir verwenden derzeit keine Webanalyse- oder Trackingdienste wie Google Analytics, Matomo oder vergleichbare Tracking-Systeme. Sollten künftig Analyse- oder Trackingdienste eingesetzt werden, erfolgt dies nur nach entsprechender Information in dieser Datenschutzerklärung und, soweit erforderlich, auf Grundlage Ihrer Einwilligung. 17. Videoüberwachung In bestimmten gekennzeichneten Bereichen kann Videoüberwachung eingesetzt werden. Die Videoüberwachung erfolgt zum Schutz von Personen, Eigentum und Hausrecht sowie zur Prävention und Aufklärung von sicherheitsrelevanten Vorfällen. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die WKO stellt für Hotelleriebetriebe ein eigenes Muster zur Datenschutzinformation bei Videoüberwachung bereit. Videoüberwachte Bereiche werden entsprechend gekennzeichnet. Eine Überwachung erfolgt nicht in höchstpersönlichen Bereichen. Die Aufzeichnungen werden nur so lange gespeichert, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist. Eine längere Speicherung erfolgt nur, wenn dies zur Aufklärung eines konkreten Vorfalls, zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist. 18. Weitergabe personenbezogener Daten Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur, soweit dies zur Vertragserfüllung, zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen oder zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist. Empfänger können insbesondere sein: IT-, Hosting- und Wartungsdienstleister, insbesondere Future IT Systems Hosting & Maintenance GmbH Anbieter der Buchungsmaschine DIRS21 One Zahlungsdienstleister und Banken Steuerberatung und Buchhaltung Buchungsplattformen und Reservierungssysteme Behörden, soweit gesetzlich vorgeschrieben Rechtsvertretungen, Gerichte und Inkassodienstleister im Anlassfall technische Dienstleister für Website, E-Mail, Sicherheit und Wartung Anbieter externer Dienste, insbesondere Google bei Nutzung von Google Maps oder extern eingebundenen Google Fonts Mit Auftragsverarbeitern werden, soweit erforderlich, Vereinbarungen gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen. 19. Übermittlung in Drittländer Bei der Nutzung einzelner externer Dienste, insbesondere Google Maps und extern eingebundener Google Fonts, kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten durch Anbieter außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums nicht ausgeschlossen werden. Eine solche Übermittlung erfolgt nur, soweit dafür eine geeignete Rechtsgrundlage besteht, insbesondere ein Angemessenheitsbeschluss, Standardvertragsklauseln, zusätzliche Garantien, berechtigte Interessen oder Ihre ausdrückliche Einwilligung. 20. Speicherdauer Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Daten aus Buchhaltung, Rechnungswesen und steuerlich relevanten Unterlagen werden aufgrund gesetzlicher Vorgaben in der Regel sieben Jahre aufbewahrt. Daten, die zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind, können für die Dauer der jeweiligen Verjährungsfristen gespeichert werden. Server-Logfiles werden nur so lange gespeichert, wie dies für Betriebssicherheit, Fehleranalyse und Missbrauchsabwehr erforderlich ist. Videoaufzeichnungen werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Sicherheitszweck erforderlich ist. Eine längere Speicherung erfolgt nur bei konkretem Anlassfall. 21. Datensicherheit Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff, Veränderung oder Offenlegung zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technischen Entwicklung und der betrieblichen Erfordernisse laufend angepasst. 22. Ihre Rechte Ihnen stehen nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte zu: Recht auf Auskunft Recht auf Berichtigung Recht auf Löschung Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Recht auf Datenübertragbarkeit Recht auf Widerspruch Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung Wenn die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an uns wenden: E-Mail: rezeption@austria-best-hotels.at Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt, können Sie sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde beschweren: Österreichische Datenschutzbehörde Barichgasse 40–42 1030 Wien Österreich 23. Änderungen dieser Datenschutzerklärung Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich rechtliche Vorgaben, technische Abläufe, eingesetzte Dienste oder unsere Datenverarbeitungen ändern.